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Microsoft Officeの意味と使い方をマスターしよう!

Microsoft Officeとは、マイクロソフト社が販売しているソフトウェア製品です。

表計算ソフトやワープロソフト、プレゼーテンションソフトなど、特に使用頻度が高いソフト数個を組み合わせたパッケージ製品で、組み合わせのパターンは何種類かあります。

Microsoft Officeに入っている製品について

前述の通りMicrosoft Officeの組み合わせには何種類かありますが、概ね以下の3種類に分類できます。

  • Personal: 個人用のMicrosoft Office製品。最小限のソフトだけが入っている。
  • Home and Business: 個人事業主や学生用のMicrosoft Office製品。Personalより多くのソフトが入っている。
  • Professional: 企業向けのMicrosoft Office製品。Home and Businessより多くのソフトが入っている。

ソフトウェアには単体で販売されているものもあれば、Microsoft Officeの一部としてしか販売されないものもあります。

Microsoft Officeを構成する主なソフト

Microsoft Word

Microsoft Wordは、マイクロソフト社が製造・販売しているパソコン向けのワープロソフトです。

日本でも世界でも圧倒的なシェアを誇っており、Microsoft Officeの中心的存在であるといえます。WindowsのみならずMac OSでも使用可能です。

ワープロソフトとは、文書を作成するためのソフトウェアです。

作成された文書を印刷することを前提としているため、豊富な装飾・デザイン調整機能がついているのが一般的です。

そうした機能を持たないテキストエディタ(メモ帳など)とは区別されます。

Microsoft Wordはワープロソフトとしては非常に高性能であり、ただ文書を作成するだけでなく、強調したい部分を太字や色付き文字にしたりできます。

その他にも図や表を挿入したり、文章の一部を箇条書き形式にしたり、見出しをつけたりと様々な編集ができます。

Microsoft ExcelやMicrosoft PowerPointなどとの連携機能も充実しています。

例えば、Word文書の中にExcelで作成した表を挿入する、といったようなことができます。

変更記録の保存やスペルチェック、文字数カウントなど、校閲機能も充実しています。

作成した文書は電子ファイルとして保存できるだけでなく、印刷も可能です。保存形式は2003以前のバージョンならば「.doc」、2007以降のバージョンならば「.docx」です。

Microsoft Excel

Microsoft Excelは、マイクロソフト社が製造・販売しているパソコン向けの表計算ソフトです。

日本でも世界でも圧倒的なシェアを誇っており、Microsoft Wordと並ぶMicrosoft Officeの中心的存在です。WindowsのみならずMac OSでも使用可能です。

表計算ソフトとは、縦横に多数並んだマス目(セル)にデータの分析や集計を行うためのソフトウェアです。

セルに数値や計算ルールなどを入力すると自動で計算が行われます。

電卓で手打ちするのと比べて手間がかからず、短時間に多数のデータを処理することができます。

Microsoft Excelは表計算ソフトとしては非常に高性能であり、複雑な関数を扱うことができます。

関数とは引数と呼ばれるデータを受け取ると、定められた通りの計算を行い、その結果を自動で返してくれる仕組みのことです。

関数を使えば平均や合計と言った簡単なデータだけでなく、標準偏差や最大値など、手計算で算出するのが面倒なデータも簡単に得られます。

また、データを昇順・降順で並び替えたり、特定の条件を満たすデータが格納されたセルに色を付けたり、セルの一部に計算を引いたりすることも可能です。

セルのデータをもとにグラフを作成することも可能です。

保存形式は2003以前のバージョンならば「.xls」、2007以降のバージョンならば「.xlsx」です。

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPointは、マイクロソフト社が製造・販売しているパソコン向けのプレゼンテーションソフトです。

日本でも世界でも圧倒的なシェアを誇っており、Microsoft Officeの中でも重要な存在の一つです。WindowsのみならずMac OSでも使用可能です。

プレゼンテーションソフトとは、人前で講義や発表などをする際に使う資料を作成、表示するためのソフトです。

大規模な発表をする場合は、パソコン画面を直接見せるのではなく、プロジェクターなどで拡大して見せるのが一般的です。

Microsoft PowerPointの資料は、スライドという単位を基本としています。スライドとは1枚の文書で、このスライドの中に文字やイラスト、グラフなどを挿入します。

スライドを差し替えながら話をすすめることによって、わかりやすい説明が可能になります。

スライドサイズは16:9の横長が基本ですが、4:3に変更することも可能です。

文書入力の方法や機能などは、Microsoft Wordとあまり変わりありません。

文字を入力するだけでなく、色や大きさ、フォントなどを変えたり、影や反射などを入れたりすることも可能です。

文字のみならず図形、枠線、写真などを挿入したり、写真の一部を透明化したりすることも可能です。

スライドの切り替え時にアニメーションを挿入することも可能で、印刷して資料として配布することもできます。

保存形式は保存形式は2003以前のバージョンならば「.ppt」、2007以降のバージョンならば「.pptx」です。

Microsoft Outlookは、マイクロソフト社が製造・販売している電子メール、及び予定管理ソフトです。

現在所有している電子メールアドレスを設定するとメールサーバーにアクセスできるようになり、Microsoft Outlookからメールを開いたり、作成したりできるようになります。

自動仕分けや時間指定による送信予約、迷惑メールフィルタなどの設定も可能です。

また、予定管理をすることも可能で、グループでスケジュールや連絡先の共有などを行えるため、予定を忘れてしまう可能性が低くなります。

Microsoft Access

Microsoft Accessとは、マイクロソフト社が開発したデータベース管理ソフトです。

見た目はMicrosoft Excelと似ていますが、その機能は大きく異なります。

うまく使いこなせば、Microsoft Excel以上にデータを効率的に扱えるようになります。

データベースとは、大量のデータを蓄積、保存して集計、取り出しするための仕組みです。

一定の形式に従って数値や文字データを入力すると、それらのデータに関する集計ができたり、特定の条件に当てはまるデータだけを取り出したりできます。

Microsoft Accessはセルが縦横に大量に並んでいるという点では、Microsoft Excelと同じです。

Excelには保存可能な件数(行数・列数)に上限がありますが、Microsoft Accessにはそれがないため、より大容量のデータを扱えます(ただし、ファイルサイズが2GB以上になってはいけません)。

Microsoft Office Live

Microsoft Office Liveとは、Microsoft社が提供している、小規模事業者や個人事業主などを対象としたビジネス支援サービスです。

企業ドメイン名の登録、ウェブサイト作成ツール、メール管理機能などを登録できます。

ウェブサイトの作成を外注できなかったり、人手が十分に取れなかったりする小規模事業者や個人事業主でも、簡単にサイトを構築できます。

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