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ペーパーレス化の意味と使い方をマスターしよう!

ペーパーレス化とは、従来紙媒体で保存していた資料や書類を、電子データで代替しようとする取り組みのことです。
 

 

ペーパーレス化のメリット

 

コストが削減できる

 
文書を紙媒体で保存するためには、保管スペースを借りるための賃料、文書検索にかかる費用、搬送や廃棄などのコストがかかります。しかし、文書を電子データにしてしまえば、これらのコストを大幅に削減することができます。
 

省スペース化が進む

 
文書を電子データで保存すれば、保管スペースを大幅に削減することができます。保管スペースが増えればそれだけ賃料を減らしたり、あるいは執務スペースを大きくとったりすることが出来るため、作業や経営の効率が向上します。
 

検索性が向上する

 
文書を電子データにすれば、大量の書類の中からすぐに自分の目当ての情報を探すことができます。紙媒体のように何度もページをめくる必要はなく、キーワードを入力するだけでOKなので、時間を大幅に節約することができます。
 

劣化しなくなる

 
紙媒体はどうしても経年劣化が起こりますが、電子データには経年劣化はありません。データが破損する可能性はありますが、バックアップを取っておけばいいだけの話です。
 

セキュリティが強化できる

 
紙媒体は誰でも見ることが出来るのに対して、電子データやパスワードなどのアクセスコントロールで閲覧することが可能です。紙媒体のデータと違って持ち出しによる漏洩のリスクも少なく、安全に文書を管理することができます。
 

省資源・省エネルギーにつながる

 
紙媒体を節約すればそれだけ紙やインクなどを節約することができます。環境対策を進めていることをアピールすれば、企業のイメージアップにも繋がります。
 

災害対策になる

 
紙媒体のデータは地震、火災、浸水などに弱いため、万が一の際に消失・紛失してしまう可能性があります。電子化したデータはバックアップが容易なので、離れた場所で保存しておけば災害後にスピーディーに復帰できます。
 

ペーパーレス化のデメリット

 

閲覧しづらい

 
ディスプレイでデータを閲覧するよりは、紙媒体のものを見たほうが見やすいです。かといってせっかく電子化したデータを印刷するようでは本末転倒です。
 

システム障害に弱い

 

 
システム障害が発生すると、全員が全ての電子データにアクセスできなくなってしまいます。
 
このように、ペーパーレス化にはメリットとデメリットがあります。何でもかんでも電子データにしてしまえばいいというわけではありません。また、法律上、必ず紙媒体で保存しておかなければならないデータもあります。状況に応じて紙媒体と電子データを使い分けるのが大切です。
 

文書の電子化に関するルール

 
文書の電子化についてまとめたものが、e-文書法です。e-文書法では、法律によって保存が定められている文書は原則対象文書にしており、電子保存を認めています。一方、免許証や許可証など、対象外文書については電子保存を認めていません。
 
企業に保存が義務付けられている帳簿や決算書類などは原則として対象文書に含まれるため、電子保存が可能です。ただし、どのような形式で保存してもいいというわけではなく、電子帳簿保存法という法律に則って記録する必要があります。

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