兵庫県西宮市のWEBサービスソリューションならHeartsN|全国対応
0798-78-2212 営業時間10:00~17:00(土日祝休)

グループウェアの意味と使い方をマスターしよう!

グループウェアとは、組織や集団の中でデータを共有したり、コミュニケーションをとったりするためのソフトウェアのことです。同じ組織や企業に所属する人同士がスムーズにデータを共有し、作業を効率的に進めていくために開発されたものです。以前はパソコンにインストールして使うものが多かったですが、最近はインストール浮揚のクラウド型グループウェアも増えてきています。

 

グループウェアの機能

グループウェア

 

グループウェアの機能はモノによってまちまちですが、一般的には以下のような機能が搭載されています。

 

メール

たいていのグループウェアにはメール機能が搭載されています。インターネットにつながったブラウザさえあれば、どこからでもメールを送ったりもらったりすることが可能です。グループウェアを利用している人同士のメールならばメールアカウントが必要ないことも多いので、とても便利です。

 

チャット

メールとチャットの違いは即時性の高さです。メールはいったんこちらが送ってしまえばそれまでで、開封されたのかを確認するすべはありませんし、返信が届くまで時間がかかります。それに対してチャットは返信がすぐに帰ってくるため、頻繁にやり取りをする際には便利です。また、チャットでもメールのようにファイルを添付させることができます。(できないグループウェアもあります)。

過去のやり取りをさかのぼることも簡単で、送信したメッセージを削除することも可能です。そして何よりやり取りが暗号化されるため、他人に盗み見られる心配がありません。

 

インスタントメッセージング

インスタントメッセージングとは、同じソフトを利用している仲間に対してチャットやファイル転送を行う機能のことです。一般的にはインスタントメッセージング=チャットという認識が強いようで、実際のところ両者にはほとんど違いがありません。

 

テレビ会議(ウェブ会議)

パソコンに内蔵されているもの、あるいは外付けのカメラを利用して、映像を通じて会議を行うシステムです。まるで相手が目の前にいるかのような感覚で会議ができるため、チャットやインスタントメッセージングと比べて臨場感があります。相手の表情なども細かく伝わるため、意識の齟齬が発生する確率を低くすることができます。

 

ファイル共有機能

複数人で一つのファイルを共有する機能です。ワードやエクセル、画像ファイルといったビジネスで使うファイルも簡単に共有でき、いつでもダウンロードすることが可能です。

 

タスク管理

タスク(仕事、課題)を管理するシステムのことです。どの仕事がどれくらい終わっているかを一目で把握することができます。

 

代表的なグループウェア

サイボウズ

サイボウズ

日本でシェアが最も多いクラウド型グループウェアです。掲示板、ToDoリスト、共有フォルダなどの基本的な機能がすべて備わっています。優れたインターフェイスを持つホーム画面は見やすく、直感的な操作が可能です。利用料金は無料です。

 

チャットワーク

img_logo_cw

名前の通り、チャットが中心のクラウド型グループウェアです。もちろん、チャット以外にもファイル共有やビデオ会議、通知などの便利な機能が満載です。無料のフリープランから月間2000円のビジネスプランまで、計3つのプランが用意されています。

あなたのお悩み聞かせて下さい! WEBマーケティングならHeartsNへ
ご相談、お見積りは無料! まずは気軽にご相談下さい。
0798-78-2212 受付時間:平日10:00~17:00(土日祝休)